Um Aufgaben so zu vergeben, dass sie erfolgreich erfüllt werden können, gilt es zu klären:
Wer ist verantwortlich, kompetent und zuständig?

1. Verantwortlich: Wer hat den Hut auf?

Zunächst ist dafür zu sorgen, dass hinter jeder Maßnahme eine – und nur eine! – Person steht, denn Verantwortung liegt immer bei einem Individuum, nie bei einem Team.

2. Kompetent: Wer kann es?

Um die Erledigung von Aufgaben wirksam auf andere Personen übertragen zu können, ist zu klären, wer kompetent ist. Was muss eine Person wissen und können, um eine Aufgabe zu erledigen?

3. Zuständig: Wer macht es?

Wenn klar ist, wer es kann, sind die benötigten Ressourcen in den Blick zu nehmen. Hat die kompetente Person alles, beispielsweise zeitliche Ressourcen, um die Aufgabe zu erledigen? Dann erst delegiert der Verantwortliche die Aufgaben. Er überträgt diese wieder an eine konkrete Person. Es gilt zu beachten, dass der Delegierende verantwortlich bleibt. Er hat deshalb auch zu prüfen, ob die Aufgabe sachgerecht und ordnungsgemäß erfüllt wurde. Und falls nicht, ist er verantwortlich entsprechende Maßnahmen zu ergreifen.

Sehr übersichtlich und praktisch lassen sich anstehende Maßnahmen in einem Tätigkeitenkatalog bzw. einer To-Do-Liste darstellen. Die Kategorien dazu lauten: was macht wer, mit wem, wie, bis wann.